© 1999-2000 InterSoft
All rights reserved.  

Менеджер обмена данными

Условие успешного сотрудничества -- оперативное получение информации о том или ином событии или коммерческой ситуации, сложившейся в фирме или на рынке. Потоки информации -- это те связующие нити, на которые нанизываются все элементы системы сотрудничества. Использование информации как самостоятельного ресурса становится в последние годы одной из основ успешного предпринимательства. Свободное владение разнообразными сведениями позволяет повысить эффективность принимаемых решений, расширяет пространство выбора, обеспечивает наилучшее функционирование хозяйственного звена.

Именно поэтому первостепенную роль играет информационное обеспечение. Наличие единого информационного пространства и возможность оперативного обмена данными в электронном формате даёт следующие преимущества: сокращение (в 2-3 раза на каждом стыке) трудоемкости подготовки данных за счет перекачки готовой информации из взаимодействующей системы, ускорение поступления данных.

На основе межсистемного взаимодействия появляется возможность решения новых задач. Контроль продвижения грузов и прогноз их подхода в пункты назначения, контроль состояния запасов и прогноз необходимости их пополнения, контроль над оборотом тары, контроль отгрузки и согласование с предприятиями-поставщиками на основе сопоставления данных об отгрузке и продвижении заказов -- неполный перечень новых возможностей.

Хотя оперативный обмен информацией внутри фирмы и между автономными предприятиями -- важнейший фактор увеличения прибылей и уменьшения издержек, отечественным предпринимателям чаще всего не под силу тратить средства на дорогостоящие технические решение.

В компании "ПиБи" разработан программный продукт "Менеджер обмена данными", который помогает наладить информационный обмен внутри предприятия и между фирмами-партнерами и в то же время по карману для фирмы с самым скромным бюджетом.

1. Информационный обмен в системе программ "1С: Предприятие"
Условие функционирования "Менеджера" -- использование участниками информационного обмена системы "1С: Предприятие" или любой другой, поддерживающей формат XML.

"1С" занимает лидирующее положение в конкурентной борьбе за покупателя среди фирм, выпускающих программы для бизнеса. Поэтому фирма, приобретающая программы "1С", не рискует остаться в одиночестве, скорее этого должны опасаться пользователи других типовых или "самодельных" программ.

В то же время внутри системы "1С: Предприятие" именно вследствие ее распространенности, разновариантности и стремления фирмы "1С" к непрерывному движению вперед накопился целый ряд противоречий, затрудняющий работу с ней. Так, например, пятая редакция "1С: Торговля" не совместима с остальными, более поздними, версиями, невозможен обмен данными между компонентами "1С: Предприятия", если они не объединены в комплексную конфигурацию.

"Менеджер" беспрепятственно переносит данные из старых версий в новые, осуществляет обмен данными между разными версиями и разными компонентами программы. Таким образом, система "1С: Предприятие" становится шире за счет своих внутренних ресурсов. Старые версии перестают быть пройденным этапом, их обладатели остаются активными членами "клуба" пользователей "1С". А обладатели отдельных и зачастую разных по времени выпуска компонент "1С: Предприятие" могут пользоваться всеми преимуществами комплексной конфигурации.

2. Безбумажная технология
"Безбумажная технология" в отношениях фирм-партнеров и подразделений фирмы значительно экономит силы и время персонала, денежные средства.

Предприятия розничной торговли, особенно те, кто имеет широкий ассортимент товаров, находятся в партнерских отношениях со значительным количеством поставщиков: производителей и оптовиков. Например, магазин "Российские деликатесы" при сравнительно скромной торговой площади (230 кв. м) предлагает 2500 наименований различных товаров. Значит, скорее всего, менеджеры магазина ориентируются на поставки мелкими и частыми партиями от широкого круга поставщиков. При таком положении магазин не может быть спасен автоматизацией внутреннего учета, так как это не избавит его от огромного количества входящих и исходящих бумаг.

Оптимизация менеджмента
Беспрепятственное циркулирование информации внутри предприятия играет важную роль не только для ускорения документооборота. Например, информация по оперативному учету может дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента. "Менеджер обмена данных" освобождает служащих от подборки сведений для аналитических служб предприятия. Если различные подразделения фирмы (бухгалтерия, отдел кадров, отдел сбыта, склад и т. д.) ведут учет и документацию в различных версиях и компонентах "1С: Предприятия", это не станет помехой для обмена данных между ними.

3. Обмен данными в любом направлении
"Менеджер" совершает обмен вне системы "центральная база-периферия", в которой любая информация для достижения адресата должна проходить "центральную базу". Все участники равноправны и могут совершать обмен по любым направлениям. При обмене данными между разными подразделениями фирмы или между фирмами-партнерами эта возможность будет оценена по достоинству.

Контроль и управление отдаленными офисами и филиалами
Фирмам, имеющим удаленные офисы или филиалы, предоставляется возможность обмениваться данными между филиалами и центральным офисом. Эта функция ценна для компаний, состоящих из однородных подразделений (магазинов, складов, ресторанов, автозаправок, гостиниц и т. д.).

У компании "Лукойл-Москва" 8 АЗК в Московской области, ведется строительство еще трех. На каждой из АЗК имеется магазин, он немаловажная часть бизнеса. Но управление сетью таких магазинов нелегкое дело: складские помещения при них не предусмотрены, и поставка товара происходит по мере реализации. Вероятно, при контроле торговли из центрального офиса и поставках с единого склада компании менеджер офиса вынужден посещать каждый из сетевых магазинов для корректировки заказов. С помощью "Менеджера" управляющие сетью магазинов могут оперативно реагировать на колебания спроса и изменять структуру и размеры поставок в отдельные торговые точки, не покидая своего кабинета. В конечном счете, речь идет об оптимизации маркетинговых исследований - решающего фактора для развития любого предприятия.

Обмен данными между партнерами
Большинство фирм предпочитает иметь постоянные хозяйственные связи с фирмами-партнерами, касается ли это поставщиков, дистрибьюторов или транспортных предприятий. Сотрудничество на постоянной основе подразумевает определенную информационную прозрачность, беспрерывный обмен сведениями, от которого зависит бесперебойное функционирование предприятия.

Сеть супермаркетов заключает долгосрочные контракты на поставку продовольственных товаров, что обеспечивает разнообразные льготы у поставщиков. В то же время на складах компании -- всего лишь двухнедельный запас товаров. В соответствии с западным опытом ведения торговли супермаркеты увеличивают размер оборотного капитала за счет сокращения запасов. Это ставит компанию в полную зависимость от добросовестности и финансовой устойчивости поставщиков. При таких обстоятельствах своевременный обмен информацией является насущной проблемой. Вообще, предприятия, имеющие подобные структуру и объем торговли, прежде всего нуждаются в таком инструменте оптимизации обмена информацией как "Менеджер".

4. Консолидация баланса
Если филиалы ведут отдельные балансы, то они должны представлять их и налоговой инспекции, и головной компании. Это предписано действующим Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. "Менеджер" поможет быстрому введению данных в систему учета головного офиса. Кроме того, он позволяет свести данные из разных баз для консолидированной отчетности, если речь идет о самостоятельных юридических лицах, имеющих статус дочернего или зависимого предприятия.

5. Обмен данными в режимах:
пакетном
При регулярном обмене данных, что обычно при стабильном партнерстве, возможно работать в режиме "обмен изменениями, произошедшими между сеансами обмена", это делает время обмена кратким. Естественно, предусмотрен обмен и всеми данными из баз;

интерактивном
В этом режиме обмен происходит после каждого изменения в базе данных.

6. Автоматический и ручной обмен
Необязательно контролировать процесс обмена каждый раз. Обмен данными может происходить как в ручном, так и в автоматическом режиме по таймеру.

7. Обмен с каждой базой по индувидуальному набору правил
"Менеджер" ведет обмен для неограниченного количества баз данных, каждая из которых может осуществлять загрузку и выгрузку информации по своим правилам.

Российская компания "Тетра Пак АО" известна как производитель и продавец упаковочного оборудования и материалов, но ее сотрудничество с множеством фирм включает в себя контроль над прохождением товара от производителя до конечного потребителя. "Тетра Пак" помогает российским фирмам в формировании торгового имиджа, проведении рекламных компаний, постановке маркетинговых задач и т.д. Для осуществления этих целей проводятся семинары, постоянные консультации с фирмами-партнерами. Варианты сотрудничества различаются разной степенью независимости партнеров друг от друга. Кроме того, "Тетра Пак" имеет представительства в Петербурге, Красноярске, и Минске, заводы в Королеве, Подольске и Краснодарском крае. Естественно, обмен данными с разными партнерами и собственными подразделениями в "Тетра Паке" носит различный характер, эта дифференциация и может поддерживаться при соответствующей настройке.

Другой пример. Дистрибьюторская компания "Кондитерские изделия" является промежуточным звеном в торговле между крупными предприятиями "Красный Октябрь", "Бабаевское", "Большевик" и т. д. и розничной торговлей. Дифференциация обмена данными будет необходимой и для этого предприятия.

8. Контроль уникальности объектов во всем информационном пространстве проекта
В "Менеджер" встроен гибкий механизм разрешения коллизий, возникающих при совпадении кодов справочников, номеров документов и т. д. в обменивающихся базах. При налаживании новых бизнес-контактов с использованием "Менеджера" может оказаться так, что некоторые объекты в обменивающихся базах имеют одинаковые идентификаторы. Это не приведет к сбою в обмене, "Менеджер" сам произведет все необходимые операции по перекодировке. Осуществляется контроль целостности передаваемых данных.

9. Правила выгрузки и загрузки
Несмотря на взаимовыгодное сотрудничество, партнеры всегда имеют сведения, закрытые друг для друга. При использовании "Менеджера" не нужно опасаться неконтролируемой утечки информации, так как возможно определение перемещаемых объектов по любому из реквизитов.

Разрешение и запрет выгрузки для каждой единицы записей
Предположим, предприятие-посредник отправляет справочник цен на товары своему клиенту-покупателю, но в справочнике указаны не только цены для сбыта, но и цены, по которым была закуплена продукция. Сообщение закупочных цен своим клиентам не входит в планы предприятия-посредника. При специальной настройке "Менеджер" отправит справочник цен без лишних сведений.

Разрешение и запрет загрузки и выгрузки истории реквизита справочника

При загрузке проавильное сопоставление структуры метаденных из текущей базы и базы контрагента
Обмен данными между партнерами облегчается возможностью указывать соответствия объектов баз отправителя и получателя. Например, расходная накладная из базы отправителя может загружаться в базу-приемник как приходная накладная. Это удобство может быть использовано и при обмене данными с филиалами. Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", как правило, содержит разнообразные операции по взаимному отпуску материальных ценностей, реализации продукции, выплате заработной платы и т. д. "Менеджер" при передаче информации, например, из головного офиса в филиал может контролировать корректное введение сведений в систему учета в филиале. Так, операция по передаче имущества головным предприятием филиалу в головном офисе формирует проводку "дебет 79 - кредит 10", которая в базе данных филиала с помощью "Менеджера" принимает вид "дебет 10 - кредит 79".

Загрузка и выгрузка только при выполнении опеределенного условия
Менеджер фирмы намерен выгрузить или принять документы, относящиеся только к определенному клиенту, товару, периоду времени и т.д.; задав это условие "Менеджеру обмена данными", сам пользователь избавляется от необходимости отбирать документы вручную.

Замена загружаемого значения на заданное
Эта функция полезна, когда речь идет о намеренном изменении информации из базы данных при выгрузке. Также возможен прием данных из базы-контрагента в заранее определяемом виде.

При загрузке проверка наличия элемента даных не только по уникальному идентификатору, но и по любому реквизиту
Одни и те же объекты в разных базах данных могут иметь разные идентификационные номера. Чтобы при обмене произошла правильное опознание, "Менеджер" может идентифицировать объекты не только по номеру, но и по названию и другим характеристикам.

Перенос объекта и всех изменений, вызваных им в базе данных
При получении документов оперативного учета предусмотрены два варианта их введения в систему учета: непосредственно в базе-приемнике и перенос изменений в совокупности всех хозяйственных данных из базы-отправителя. Что это значит для практики учета? Вариант введения в систему учета в базе-приемнике может быть применен при переносе данных из базы партнерской фирмы, так как сведения, содержащиеся в базах данных, абсолютно различны. Ко второму варианту можно прибегнуть, если при введении документа изменения в хозяйственных данных одинаковы. Например, речь идет об изменении запаса товаров, имеющихся только в одной точке торговой сети и поэтому учитывающихся в том же режиме в центральном офисе.

Разрешение/запрет загрузки/выгрузки файла 1сv7.md при изменении конфигурации
Разрешение исполнения выгрузки или загрузки файла при изменении конфигурации имеет смысл, если речь идет об обмене данными между филиалами или удаленными службами предприятия, во всех подразделениях которого обычно поддерживается функционирование конфигурации в общем виде. Файл 1cv7.md заставляет измениться конфигурацию принимающей базы. Если обмен происходит между партнерами, то вмешательство в чужую конфигурацию будет вряд ли уместным.

10. Вызов внешних приложений
Возможен вызов внешних приложений (архиваторы, шифровальщики, коммуникационные программы, e-mail, FTP) Обмен данными может быть ускорен с их помощью.

11. Открытость исходного кода
Одно из самых важных свойств "Менеджера" -- открытость исходного кода. Другими словами, функциональные возможности программы могут быть изменены средствами встроенного языка "1С".

12. Встроенна транспортировка через интернет (e-mail, ftp)

13. Иcпользование XML-формата обменна данными
Применение этого формата открывает широкие возможности по обмену информацией с другими приложениями, написанными не только на платформе 1С-Предприятие 7.7.

14. Компонента "Управление цепочками поставок".
Соединение пользователей "Менеджера" в единую логистическую цепочку поставщик - покупатель с помощью специальной компоненты "Управление цепочками поставок", что открывает пользователю новые возможности по управлению закупками товаров (экономия времени) и экономии денежных средств за счет безбумажного документооборота.