© 1999-2000 InterSoft
All rights reserved.  

Optima WorkFlow
Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Система OPTIMA-WorkFlow является интегрированным решением, созданным на базе программных продуктов фирмы Microsoft - офисных приложений MS Office 95/97/2000 и серверных приложений семейства MS BackOffice.

Использование системы в практической деятельности Вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

• Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
  
• Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
  
• Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
  
• Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
  
• Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
  
• Возможность для адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
  
• Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
  
• Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.
  

В отличие от многих других систем автоматизации управления документами, система OPTIMA-WorkFlow представляет собой решение для автоматизации технологической последовательности выполнения работ по созданию (получению извне), редактированию, согласованию, формированию на базе других составляющих документов, утверждению и, наконец, архивированию и рассылке документов.

Это означает, что кроме штатных средств регистрации документов, добавления к их описанию некоторой совокупности учетных полей, формирования запросов на выборку, выполнения на их основании поиска документов и других функций учетных систем, система OPTIMA-WorkFlow обладает целым комплексом функциональных возможностей, которым не обладают другие системы.

Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов
В первую очередь - это графический редактор, СASE-подобный инструмент, для формирования маршрутных схем-описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними. Речь идет не просто о задании схемы рассылки документа, а именно о разработке, оптимизации и стандартизации технологии всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением цепочки работ различных исполнителей в рамках всего «жизненного цикла» конкретного документа.

Сертифицированные средства шифрования и электронно-цифровой подписи
Система OPTIMA-WorkFlow обеспечивает шифрование / расшифровку документов, формирование и верификацию электронно - цифровой подписи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты информации. Фирма ОПТИМА, разработчик системы, обладает лицензией ФАПСИ № 107 на использование сертифицированных средств криптографической защиты данных и сертификат Гостехкомиссии № 96 на соответствие системы требованиям по защите информации по классу 1В.

Контроль соблюдения требований технологии работы с документами
Система обладает развитыми возможностями для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.

Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений
Кроме механизма «контроля выполнения» работ над документом на базе сопоставления нормативной и фактической длительности работ, приведенных в маршрутной технологической схеме, система имеет мощные функции по обеспечению «контроля исполнения поручений» по нормативно-распорядительным и плановым документам. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений» (папку - контролируемые документы).

Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей.

В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project

Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации
Система, в отличие от других, не предлагает какой-либо стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы настройки формы и содержания регистрационных данных используемой при этом нормативно-справочной информации, сценариев деловых процедур по обработке документа. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.

Полноценный механизм контроля версий
Система имеет полноценный механизм контроля версий документа. Этот механизм, в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

Полная совместимость с любыми приложениями-обработчиками, как разработанных в соответствии со стандартом OLE2 (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, CorelDrow, PageMaker и т.д., и т.д.), так и за счет специальных средств системы, с прочими Windows и DOS-приложениями.

Создание любых форм отчетности и «полное присоединение» разработанного макета отчета к системе
Макет отчета может добавляться к системной библиотеке отчетов, на него устанавливаются права на использование конкретными пользователями, выполнение отчета может быть инициировано непосредственно из АРМа пользователя системы, а, кроме того, может быть осуществлена параметрическая настройка правил формирования отчета.

Поддержка корпоративного стандарта сервера базы данных
Взаимодействие с базой данных, предназначенной для накопления учетных характеристик объектов системы и системных настроек, производится посредством механизмов ODBC. В силу этого система в состоянии использовать для работы любой современный сервер баз данных, в том числе, MS SQL Server, ORACLE, SyBase, Informix и т.д.

Работа в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хранения между серверами
Поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange Server, то процесс обработки документов является единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Системе не требуются постоянные (выделенные) каналы связи - достаточно временных коммутируемых соединений. Процессы обработки документов могут управляться и контролироваться в масштабе всей системы или любой ее части.

Для OPTIMA-WorkFlow не существует ограничений на количественный и территориальный размер «зоны охвата». Для совместной многоэтапной обработки документов многими исполнителями, находящимися в разных местах (и даже в разных городах) не требуется их постоянного присутствия или прямого общения - система сама позаботится о том, чтобы каждый вовремя выполнил свою порцию работы. За счет механизмов репликации между серверами MS Exchange, производимых в соответствии с расписанием в фоновом режиме, гарантировано произойдет доставка документов и учетной информации.

С применением технологий XML, DHTML, ActiveX был создан Internet-Server OPTiMA-WorkFlow - приложение, работающее под управлением MS Internet Information Server с использованием MS Transaction Server. Доступ к корпоративному документообороту пользователи системы из удаленных филиалов теперь могут осуществить из окна WEB Browser через Интернет.

Естественность и новые возможности
Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть настроены на требования к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя в системе организованного документооборота. В отличие от других систем список таких специально настроенных рабочих мест можно расширять собственными силами Заказчика, не прибегая к дополнительным доработкам, выполняемых разработчиками системы. Терминология и принципы организации электронного документооборота на базе системы OPTIMA-WorkFlow весьма схожи со стандартами, принятыми в традиционном «бумажном» документообороте. Допускается совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов.

Ни от пользователей, ни от руководителей не требуется специальной подготовки в области компьютерных технологий или освоения какой-либо научной методики. Для того чтобы правильно спланировать процесс обработки документа системой OPTIMA-WorkFlow, в большинстве случаев достаточно просто здравого смысла и некоторого опыта канцелярской работы.

Обилие разнообразных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр новых возможностей. Помня об этом, разработчики OPTIMA-WorkFlow максимально расширили смысл понятия «документ» - в этой системе документом может быть текстовый файл, таблица, изображение документа, прочитанное сканером, документ, поступивший по факсу, и даже звук. Например, пользуясь системой OPTIMA-WorkFlow и микрофоном можно продиктовать распоряжение (запрос) - и отправив его в качестве документа, довести его «под роспись» в заданные сроки перечисленному кругу исполнителей, при этом система сама обеспечит контроль обязательного времени исполнения распоряжения или представления ответов на запрос и обеспечит проверку подлинности фонограммы.

Концепция автоматизации документооборота, исповедуемая системой, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ), в ходе которых создаются и движутся документы, что позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной или управленческой работы.

Масштабируемость и управляемость
Реорганизация документооборота, потребность в которой может возникнуть в связи с изменениями структуры, размеров предприятия или в ходе совершенствования управленческих процессов, не требует повторной переналадки работающей системы OPTIMA-WorkFlow и проводится без ее остановки. Система может вводиться в строй как «под ключ», так и поэтапно, охватывая в первую очередь критические участки делопроизводства и постепенно распространяясь в масштабе всего предприятия.

Система начинает работать практически сразу после выполнения несложных настроечных процедур, демонстрируя быструю окупаемость затраченных средств. При первичной установке системы не требуется заблаговременного проведения дорогостоящего предпроектного обследования или реорганизации деловых процессов на предприятии (в учреждении), т.к. подобные процедуры могут быть безболезненно выполнены впоследствии. В процессе эксплуатации система OPTIMA-WorkFlow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет принять решения, делающие документооборот предприятия более рациональным. Технологии, используемые системой, позволяют наиболее эффективно использовать все преимущества современных мощных вычислительных средств на платформах IBM PC, RISC, ALFA, PowerPC.

Открытая архитектура «клиент-сервер»
Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия системы OPTIMA-WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных - например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т.д. В процессе обработки документов система способна накапливать не только учетные данные делопроизводственного характера (входящий №, дату создания, автора и т.п.), но и любые другие сведения, вводимые пользователем в базу данных через определенные пользователем профили документов - учетные, регистрационные и контрольные карточки. База данных системы доступна другим программным средствам и может быть использована для любой необходимой специфической обработки.

Квалифицированные пользователи имеют возможность нарастить базовые возможности системы OPTIMA-WorkFlow, дополнив ее своими собственными прикладными разработками. Все программные коды и объекты, поставляемые в расширенной конфигурации системы доступны для дальнейшей модификации владельцем.

Надежность и контроль
Благодаря использованию единого централизованного хранилища документов обеспечивается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации. Единая, базирующаяся на ресурсах операционной системы, служба копирования-восстановления, в сочетании со средствами отказоустойчивости серверов обеспечивает гарантированную сохранность всех документов и данных, избавляет пользователей от необходимости создавать и хранить собственные (зачастую неофициальные) копии секретных или ценных данных.

В системе OPTIMA-WorkFlow поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота, это означает, что изменения в порядок обработки документов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и согласованно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах. В случаях, требующих детального контроля исполнительской дисциплины, это позволяет организовать не только сам контроль, но практику оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций или задержек.

Система OPTIMA-WorkFlow способна упорядоченно хранить ВСЕ варианты (версии) документа, прошедшего многократную переработку, и подвергавшегося изменениям. Это позволяет, при необходимости, быстро восстановить «историю процесса» или разыскать исходные тексты, необходимые в качестве образцов. Размер архива ограничивается только возможностями оборудования и при использовании современных сетевых технологий и мощных серверов архив системы способен хранить объем документов, который создается крупным учреждением за десятки лет интенсивной работы.

Система OPTIMA-WorkFlow позволяет организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заданным предопределенным схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Планирование процессов обработки (и последующий контроль их исполнения) производится с использованием простых и интуитивно понятных графических средств. Это заметно удешевляет процесс внедрения, избавляя от необходимости заранее покупать и осваивать дорогие и сложные программные средства проектирования данных и логики деловых процессов.

Динамичное развитие и непрерывное совершенствование
Фирма ОПТИМА обладает мощным коллективом разработчиков, квалификация которых подтверждена статусом Microsoft Certified Solution Provider. Разработка новых версий системы продолжается высокими темпами, и пользователи системы в рамках договора на обслуживание будут получать усовершенствованные и новые компоненты системы.

За прошедший год была закончена интеграция системы OPTIMA-WorkFlow c технологиями компании ABBYY, обеспечивающими сканирование и распознавание текстов документов FineReader и полнотекстовое индексирование и нечеткий контекстный поиск по содержанию документов Retrieval & Morphology Engine 3.1. Теперь непосредственно из приложений OPTIMA-WorkFlow можно выполнить сканирование документов, распознать содержащийся в них текст и ввести электронный аналог документа и/или его текст в электронный документооборот.

За счет интеграции с Retrieval & Morphology Engine стало возможным осуществлять:

• полнотекстовую индексацию, т. е. создавать эффективный полнотекстовый индекс многоязычных документов, в котором хранится информация о словах и их местоположении в информационном архиве. Высокая эффективность создаваемого индекса достигается благодаря использованию знаний морфологии, лемматизации (нахождение начальной формы слова по любой его словоформе) и словарей стоп-слов;
  
• контекстный поиск, который позволяет искать документы по Простому запросу, состоящему из одного или нескольких слов и логических операторов «И, ИЛИ, НЕ», так и по Расширенному запросу, включающему поиск по индексу и по регистрационным атрибутам, что позволяет более точно задавать параметры поиска. В обоих случаях, благодаря использованию компактного индекса, Булевой логики, словарей словоформ и стоп-слов, поиск даже в многоязычных документах осуществляется на столько эффективно, что скорость обработки запроса составляет доли секунды и практически сравнима со скоростью реакции пользователя.
  
• нечеткий поиск позволяет находить слова, которые отличаются от исходного несколькими символами.
  

Выход версии 1.13 системы «OPTIMA-WorkFlow» значительно расширил функциональность системы. Так, теперь возможно установить связи-ссылки между регистрационными карточками различных документов, осуществлять экспорт значений полей регистрационных карточек в шаблоны MS Word. Появились дополнительные сценарии пакетной обработки документов «роботами - автоматическими обработчиками». Так, например, стало возможным организовать связь с удаленными филиалами через почтовое взаимодействие. «Роботы - Обработчики» версии 1.13 могут быть настроены на выполнение рассылки тех или иных документов по выбранному списку адресатов при выполнении набора указанных условий. Если адресат в удаленном филиале также работает с OPTIMA-WorkFlow, то полученное письмо будет автоматически, роботом - разборщиком входящей электронной почты, включено в его документооборот с сохранением всех регистрационных данных полученных документов.

Поддержка пользователей системы
При отделе разработки программного обеспечения фирмы ОПТИМА создана группа внедрения, которая может взять на себя целый ряд работ по вводу системы в эксплуатацию, работает горячая линия для консультативной помощи. Существует отлаженная система обучения и сертификации специалистов по основным направлениям деятельности персонала, использующего систему в своей практической деятельностью или обеспечивающего ее эксплуатацию. Систематически проводятся семинары по углубленному освоению системы для пользователей различных специальностей - администраторов, бизнес-аналитиков, разработчиков форм отчетности и т.д. Для поддержки пользователей организована рубрика WWW-сайта, ведется база обращений и ответов. Возможна поставка и обновления системы через Internet.

Как в ходе, так и после выполнения работ по вводу системы в эксплуатацию, фирма производитель и ее партнеры готовы организовать поддержку и сопровождение системы, а также всего комплекса программно-технических средств, составляющих сетевое окружение, в котором функционирует система.

В настоящее время система OPTIMA-WorkFlow внедрена во многих предприятиях и организациях России и стран СНГ. Среди заказчиков:

• Фонд Государственного Имущества Украины (Киев),
  
• ГУМТиВС МВД России,
  
• Ростест-Москва,
  
• Министерство Труда и Социального развития РФ,
  
• Министерство Юстиции Республики Башкортостан,
  
• Администрация Ростовской и Архангельской областей,
  
• Мэрия г.Ярославль,
  
• Приволжская железная дорога (Саратов),
  
• "Алматытелеком",
  
• банки Андреевский (Украина),
  
• АПР-Банк,
  
• Менатеп-Санкт-Петербург,
  
• Сибакадембанк.
  

Системные требования

Сервер
Рекомендуемая конфигурация серверного оборудования для обеспечения производительного функционирования системы OPTiMA-WorkFlow в расчете на 100 активных пользователей локальной сети и 100 удаленных пользователей

В расчетах принято, что оборудование используется только для задач системы OPTiMA-WorkFlow. Если планируется это же оборудование использовать для других задач, то необходимо внести соответствующие поправки.

Общие рекомендации:

• Устанавливать сервера MS Exchange, MS SQL и MS IIS на разные компьютеры.
  
• Установить на компьютерах под сервера MS Exchange, MS SQL и MS IIS по две 100 Мбит. сетевые карты.
  
• Сервер Microsoft SQL Server
  Процессор 1 P-II 450 (рекомендуется 2 P-III 500)
  Оперативная память - 256 Мб (рекомендуется 512 Мб)
  рекомендуется RAID - 5 уровень
  Объем дисков - 4+6 SCSI Мбайт (рекомендуется 4+16 SCSI)
  
• Сервер Microsoft Exchange
  Процессор 1 P-II 450 (рекомендуется 2 P-III 500)
  Оперативная память - 256 Мб (рекомендуется 512 Мб)
  рекомендуется RAID - 5 уровень
  Объем дисков - 4+6 SCSI Мбайт (рекомендуется 4+16 SCSI)
  
• Сервер Microsoft Internet Information Server
  Процессор 1 P-II 450 (рекомендуется 2 P-III 500)
  Оперативная память - 512 Мб (рекомендуется 1024 Мб)
  Объем дисков - 4+6 SCSI Мбайт
  

Клиент
Рекомендуемая конфигурация оборудования персонального клиентского рабочего места для обеспечения производительного функционирования системы OPTiMA-WorkFlow

Общие рекомендации:

• Устанавливать на ПК операционные системы: MS Windows 95/98 или MS Windows NT/2000
  
• Установить на ПК 10 или 100 Мбит. сетевые карты.
  
• Требования к компьютеру
  Процессор P 100 (рекомендуется P-II 250)
  Оперативная память
  минимальная - 32 Мб
  рекомендуемая - 64 Мб
  Объем свободного места на жестком диске - 30 Мбайт